Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych (RODO)

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: PHI Andrzej Kochaniak, NIP: 7431761428, adres: Miodowa 5, 15-528 Sowlany, e-mail: kontakt@theforesttribe.pl (dalej: „Administrator”).

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

• Organizacja i realizacja Wydarzenia: rejestracja, kontakt organizacyjny, zapewnienie bezpieczeństwa w terenie, weryfikacja tożsamości na zbiórce oraz rozliczenie wpłaty wpisowej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy / akceptacja regulaminu).
• Wypełnienie obowiązków prawnych: wystawienie i przechowywanie dokumentacji księgowej oraz podatkowej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami: ochrona interesu prawnego Organizatora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).
• Rozpowszechnianie wizerunku (foto/wideo): relacja i promocja kolejnych edycji Wydarzenia na stronie internetowej i w mediach społecznościowych – wyłącznie na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody: art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z art. 81 Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
• Marketing bezpośredni / Newsletter: wysyłka informacji o przyszłych projektach i terminach wypraw – wyłącznie na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody: art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

3. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od etapu i wyrażonych zgód przetwarzamy: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu kontaktowego, numer telefonu ICE (kontakt awaryjny), dane do rozliczeń płatności oraz wizerunek (w przypadku wyrażenia zgody foto/wideo).

4. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom wspierającym Administratora w obsłudze technicznej i organizacyjnej, w tym:

• Dostawcom usług hostingowych, poczty elektronicznej i formularzy online.
• Operatorom płatności elektronicznych.
• Biuru rachunkowo-księgowemu obsługującemu Administratora.
• Służbom ratunkowym / medycznym – wyłącznie w sytuacji bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia Uczestnika w trakcie marszu.

5. Okres przechowywania danych

• Dane związane z udziałem w Wydarzeniu i umową: do czasu zakończenia Wydarzenia, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń (zgodnie z Kodeksem Cywilnym).
• Dane księgowe i rachunki: przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody (marketing, wizerunek): do momentu wycofania zgody przez Uczestnika.

6. Prawa Uczestnika

Przysługuje Pani/Panu prawo do:

• Dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii.
• Sprostowania (poprawiania) nieprawidłowych lub niekompletnych danych.
• Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych w RODO.
• Ograniczenia przetwarzania danych.
• Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Cofnięcia udzielonej zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem).
• Wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Wnioski dotyczące praw można składać mailowo na adres: kontakt@theforesttribe.pl.

7. Informacja o dobrowolności podania danych

Podanie danych kontaktowych i identyfikacyjnych jest warunkiem koniecznym do zawarcia umowy i udziału w Wydarzeniu. Wyrażenie zgody na wykorzystanie wizerunku oraz na marketing bezpośredni jest w pełni dobrowolne.